Synology Office – Ứng dụng văn phòng tại chỗ hiệu quả

Synology Office – Giải pháp văn phòng cộng tác thời gian thực mang lại hiệu suất làm việc cao cũng như tính bảo mật vượt trội được triển khai nội bộ trên thiết bị Nas của Synology. Bài viết dưới đây, Máy Chủ Việt cùng bạn khám phá kỹ hơn về ứng dụng này!

Tìm hiểu ứng dụng Synology Office là gì?

Synology Office là một bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến và miễn phí, được tích hợp trong hệ điều hành DSM (DiskStation Manager) của các thiết bị NAS do hãng Synology phát triển. Đây là một giải pháp thay thế cho các bộ công cụ văn phòng phổ biến như Microsoft Office hay Google Workspace, nhưng được lưu trữ và vận hành hoàn toàn trong mạng nội bộ của người dùng.

Synology Office cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các loại tài liệu phổ biến như:

• Tài liệu văn bản (Document)
• Bảng tính (Spreadsheet)
• Trang trình bày (Slides)

Điểm nổi bật của Synology Office là khả năng hợp tác nhóm trong thời gian thực, không cần Internet, và bảo mật dữ liệu tuyệt đối do tất cả tài liệu được lưu trữ nội bộ trên NAS, không phụ thuộc vào các dịch vụ đám mây công cộng.

Máy chủ chính hãng fullbox tại Máy Chủ Việt

Với Synology Office bạn có thể làm được gì?

Với Synology Office, ứng dụng này mang đến cho người dùng trải nghiệm làm việc vượt ngoài sự mong đợi. Khám phá ngay qua phần nội dung dưới đây.

Khả năng làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi

Synology Office giúp người dùng dễ dàng truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, dù đang ở văn phòng, ở nhà hay đang di chuyển. Nhờ khả năng hoạt động trên đám mây riêng của thiết bị NAS Synology, bạn luôn có thể mở, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu mà không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý hay thiết bị cụ thể. Không giống như các nền tảng đám mây công cộng, toàn bộ dữ liệu của bạn đều được lưu trữ nội bộ, mang lại sự kiểm soát tuyệt đối về quyền sở hữu và tính bảo mật. 

Hệ thống còn giúp hợp nhất các tập tin phân tán bằng cách quản lý tất cả tài liệu trong một không gian lưu trữ tập trung, giúp công việc tổ chức dữ liệu trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn. Một điểm đáng chú ý là người dùng không cần trả bất kỳ khoản chi phí bản quyền nào để sử dụng bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ này, vì tất cả đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Synology.

Tăng cường hiệu suất công việc hàng ngày

Synology Office sở hữu giao diện được thiết kế tối ưu cho người dùng, giúp việc tạo mới và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bảng tính hoặc slide trình bày trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Người dùng có thể thao tác một cách trực quan mà không cần phải qua nhiều bước phức tạp. 

Ngoài ra, ứng dụng cũng cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ tăng năng suất như khả năng sắp xếp slide, nhóm ô dữ liệu, tạo bảng tổng hợp, phân tích thông tin một cách chính xác và khoa học. Tính năng chế độ tập trung loại bỏ các yếu tố gây phân tâm và cung cấp các phím tắt giúp định dạng văn bản một cách mượt mà, từ đó bạn có thể hoàn toàn dồn tâm trí vào nội dung đang thực hiện mà không bị gián đoạn bởi các thao tác rườm rà.

Xem thêm các sản phẩm máy chủ Dell 16G

Cộng tác hiệu quả trong thời gian thực

Synology Office mang đến trải nghiệm làm việc nhóm mượt mà nhờ khả năng cộng tác đồng thời trên cùng một tài liệu. Các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa song song, gắn thẻ tên người dùng để trao đổi nhanh chóng, để lại nhận xét và phản hồi trong cùng một không gian làm việc, tất cả diễn ra trong thời gian thực. 

Việc chia sẻ tài liệu cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết khi bạn chỉ cần cung cấp một liên kết duy nhất đến tập tin, từ đó mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất mà không cần tải về hay gửi lại qua email, giúp giảm thiểu nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.

Bảo mật dữ liệu vượt trội trên nền tảng riêng tư

Dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ bằng các công nghệ mã hóa hiện đại, trong đó có chuẩn mã hóa AES-256 đã được chứng nhận về độ an toàn cao. Synology Office còn lưu trữ toàn bộ lịch sử thay đổi của mỗi tài liệu, cho phép bạn dễ dàng theo dõi ai đã chỉnh sửa gì và khi nào. Nếu cần, bạn hoàn toàn có thể phục hồi lại các phiên bản trước chỉ với vài thao tác đơn giản. 

Hơn thế nữa, hệ thống còn cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết theo từng người dùng hoặc từng nhóm, bảo đảm rằng mỗi cá nhân chỉ có thể xem hoặc chỉnh sửa những nội dung phù hợp với vai trò và trách nhiệm của họ trong tổ chức.

Hỗ trợ định dạng các tệp tin

Mặc dù là sản phẩm của Nas Synology nhưng Synology Office có sự liên kết và hợp tác chặt chẽ với bên thứ ba một cách tối đa để hỗ trợ người dùng. Thể hiện ở việc ứng dụng này hỗ trợ các tệp tin phổ biến cho người dùng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,… Người dùng dễ dàng nhập và xuất tập tin từ Synology Drive, để công việc diễn ra trơn tru hơn, không bị gián đoạn bởi các tình huống như “ứng dụng không hỗ trợ trình duyệt này”.

Dell R750xs full CO/CQ sẵn hàng tại Máy Chủ Việt

Các câu hỏi thường gặp

Cách cài đặt Synology Office như thế nào?

Để bắt đầu sử dụng Synology Office, bạn có thể cài đặt ứng dụng này một cách dễ dàng thông qua trung tâm Package Center. Đây là nơi cung cấp hàng loạt công cụ mở rộng cho hệ thống NAS Synology, trong đó Synology Office là một phần không thể thiếu giúp nâng cao khả năng làm việc và cộng tác.

Synology Office có thể sử dụng trên những nền tảng nào?

Người dùng có thể sử dụng Synology Office trên nhiều thiết bị khác nhau. Ngoài việc truy cập trực tiếp từ trình duyệt web, bạn cũng có thể làm việc qua ứng dụng Synology Drive được cài đặt trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng chạy các hệ điều hành như iOS, iPadOS và Android. Điều này mang lại sự linh hoạt cao trong quá trình sử dụng.

Có cần mua bản quyền hay giấy phép để dùng Synology Office không?

Bạn hoàn toàn không cần mua thêm bản quyền hay giấy phép để sử dụng Synology Office. Đây là một phần mềm miễn phí, được tích hợp sẵn trong các thiết bị NAS tương thích của Synology. Nhờ đó, bạn có thể khai thác đầy đủ các tính năng mà không phải phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào.

Tối đa có bao nhiêu người có thể đăng nhập cùng lúc vào Synology Office?

Số lượng người dùng có thể truy cập đồng thời vào Synology Office sẽ thay đổi tùy theo từng dòng NAS. Mỗi thiết bị có cấu hình và hiệu suất riêng biệt, do đó mức độ hỗ trợ người dùng cũng khác nhau. Để biết chính xác con số này, bạn nên truy cập trang sản phẩm của thiết bị mình đang sử dụng, tìm đến phần Thông số kỹ thuật và xem mục liên quan đến phần mềm để có thông tin chi tiết.

Các tệp dạng nào tương thích với Synology Office?

Tham khảo bảng dưới đây để biết được các định dạng tệp tương thích với Synology Office.